24時間対応の電話代行を選択するとき気を付けなければならないポイントとは?

今日は「24時間対応の電話代行を選ぶポイント」
「失敗しない年中無休の電話代行の選び方」をご案内できればと思います。

恐らく、このページをご覧頂いているということは

「自社の希望している内容を、24時間365日対応の電話代行サービスで解決できるのか?」
「24時間365日対応の電話代行サービスが存在するのは知っているが、どこを利用するか迷っている。」
「高品質な24時間365日のサービスを提供している電話代行業者を選ぶための基準が知りたい。」

この様にお考えなのだと思います。24時間対応可能な電話代行サービスをご検討中の方、現在ご利用中の業者からの移行をご検討中の方も、ぜひ、参考にしてみて下さい。

まず、前提として皆様に知っておいて欲しいのが、電話代行業者によって、重要視している点や運営方針などが異なる、ということです。
そんなのは当たり前、と言われればそうなのですが、具体的に言うと、

・とにかく価格勝負で低価格を打ち出し、電話応対品質や受電率などは二の次にしている業者
・オペレーターは少人数だが、サービスレベルが維持できる数の案件しか対応しない業者
・色々な種類の案件を経験しており、業務ノウハウもあり、品質も高いが料金もそれなりの業者
・複数拠点を持ち、オペレーターも100名以上在籍する、いわゆる大手の業者

など、まだまだありますが、この様な感じです。
で、皆様にはこういった業者ごとの特徴や特性を十分に理解し見極めた上で、業者選定を行って頂きたい。何故かと言うと、業者を見極めた上で業者選定しなければ、貴社にとってマイナスになるからです。

業者選択を誤ったことで「損害」が発生するという考え方

業者選定を誤ると、極端な言い方だと「損害」が発生してしまうからです。

「電話に応答するまでに非常に時間がかかる」
「そもそも電話に出ない時がある」
「話中の時が非常に多い」
「四角四面の対応しかしてくれない」

これらは実際に弊社へお問い合わせを頂いた、業者選びに失敗した「お客様の声」です。

皆様は、「24時間対応の電話代行」「年中無休の電話代行」を慎重にご検討されているものだと思います。
皆様の中には、住宅設備や機械設備の修理メンテンナス対応、不動産管理物件の緊急時対応、医療機器や精密機器の保守対応、葬儀や葬祭関連の受付対応など、緊急時の受付対応が必要な業種の方が多いと思われます。

どうですか?想像してみて下さい。

「24時間対応を謳っておいて、電話が繋がらないのはおかしいだろ!」
「急いでいるのに、何回かけても話中だったら意味ないじゃないか!」
「こっちは困っているんだから、もっと融通の利いた対応をしてよ!」

ビジネスマンからの不満

これでは、電話代行を依頼した意味が無いですよね?
いや、寧ろ「損害」を被っていると思います。貴社のイメージダウンはもちろん、保守契約や管理契約の解約、葬儀依頼などの失注、損害賠償など、実損害が発生する可能性すらあります。これでは本末転倒どころか、何の為に24時間対応の電話代行を利用しているのか、全くもって意味が分かりません。

早朝や深夜時間帯でも、土曜や日曜・祝日。年中無休で365日電話対応を行わなければならない、ということは緊急用件が入ったり、至急の対応が求められる分けです。ですので、24時間365日対応の電話代行業者を選ぶ際はくれぐれも慎重に決めなければなりません。

具体的なポイントや注意点はこちらの記事。「具体的なポイントや注意点」をご確認下さい。